Dabei hängt kaum ein Prozess in der Spedition nicht an Text. Frachtauftrag, Lieferavis, Dispo-Notiz, Zolldokument, Antwort auf eine Ausschreibung, Mail an den Frachtführer. Funktioniert ein solcher Text nicht, kostet das. Der Fahrer steht an der falschen Ladestelle, und das Standgeld läuft. Die Disponentin in der Frühschicht fragt dreimal nach, was die Spätschicht gemeint hat. Die Ausschreibung geht in die dritte Abstimmungsrunde, weil niemand weiß, was eigentlich zugesagt werden soll.
Das sind keine Stilfragen. Das sind Wartezeiten, Nacharbeit und Missverständnisse. Also genau das, was Lean Management seit Jahrzehnten aus Prozessen herausholt. Höchste Zeit, den gleichen Blick auf Texte zu werfen.
Text ist Teil des Wertstroms
Wer Lean kennt, kennt die sieben Verschwendungsarten. Sie lassen sich eins zu eins auf Texte übertragen. Wer die Tabelle liest, erkennt meist sofort ein Beispiel aus dem eigenen Haus.
| Verschwendung | So sieht sie im Text aus | Folge im Prozess |
| Warten | Mail ohne klare Bitte, Empfänger muss nachfragen | Entscheidung verzögert sich um Stunden oder Tage |
| Fehler | Falsches Datum, mehrdeutige Mengenangabe | Fehllieferung, Reklamation, Nacharbeit |
| Überbearbeitung | Fünf Abstimmungsschleifen für eine Kundeninfo | Gebundene Arbeitszeit ohne Mehrwert |
| Überproduktion | Bericht, den niemand liest; CC an alle | Lesezeit beim Empfänger, Wichtiges geht unter |
| Bestände | Halbfertige Entwürfe, die liegen bleiben | Wissen veraltet, Termine rutschen |
| Bewegung | Suchen nach Vorlage, Ansprechpartner, letzter Version | Unterbrochene Arbeit, Kontextwechsel |
| Transport | Text wandert durch viele Hände, bevor er raus darf | Lange Durchlaufzeit, verwässerte Aussage |
Die Konsequenz ist einfach: Ein Text, der beim ersten Lesen verstanden wird und zum richtigen Handeln führt, ist ein optimierter Prozessschritt. Ein Text, der Rückfragen erzeugt, ist Verschwendung.
Was eine Rückfrage kostet
Ein einfaches Rechenbeispiel: Eine Spedition wickelt 200 Aufträge am Tag ab. Bei jedem zehnten ist ein Text unklar, etwa Ladestelle, Zeitfenster oder Mengenangabe. Jede Rückfrage kostet beide Seiten zusammen rund zwölf Minuten: lesen, nachfragen, auf Antwort warten, weitergeben.
Das sind vier Stunden am Tag. Bei 220 Arbeitstagen kommen rund 880 Stunden im Jahr zusammen, gut eine halbe Vollzeitstelle in der Disposition. Nicht eingerechnet sind Standgeld, Leerfahrten und Reklamationen, die aus Missverständnissen entstehen.
Ihre eigenen Zahlen liegen anders. Die Rechnung lohnt sich trotzdem, gerade bei knappem Personal. Dazu kommt: In vielen Flotten sprechen Fahrer Deutsch als Zweit- oder Drittsprache. Eine Anweisung, die beim ersten Lesen verstanden wird, ist dort keine Stilfrage. Sie entscheidet über Termintreue und Sicherheit.
Lean Writing: Lean Management in Sachen Text
Texte dürfen keine Zeit verschwenden. Das ist der Kern von Lean Writing, meinem Ansatz für Texte in Logistik und Supply Chain. Ich untersuche nach Lean-Management-Prinzipien, wie Texte im Unternehmen entstehen und wie sie in Prozessen funktionieren. Dabei arbeite ich auf drei Ebenen:
- Person: Wer schreibt, unter welchem Zeitdruck, mit welchen Gewohnheiten und Blockaden?
- Produkt: Erfüllt der Text seine Funktion? Weiß der Empfänger nach dem Lesen, was zu tun ist?
- Prozess: Wie entsteht der Text, wer gibt frei, wo staut es sich, wo wird doppelt gearbeitet?
Rechtschreibung und Stil stehen dabei nicht im Mittelpunkt. Es geht um Menschen, die mit Sinn für Kontext auf den Punkt schreiben. Das wichtigste Werkzeug ist konstruktives Feedback, und zwar direkt in der Alltagssituation: am Arbeitsplatz, am echten Text, nicht an Übungsbeispielen.
Dazu biete ich Workshops und Training in Textproduktion an, mit und ohne KI. KI kann Entwürfe in Sekunden liefern. Ob ein Text im Prozess funktioniert, entscheidet sie nicht. Dafür braucht es Menschen, die wissen, wofür ein Text da ist und wer ihn liest.
Das Ergebnis ist mehr als ein Schreibtraining: ein neues Bewusstsein dafür, dass Text Teil des Wertstroms ist. Unternehmen gewinnen Textkompetenz im Betriebsalltag und Textformate, die funktionieren.
Bleistifte mit Botschaft
Ich habe weinrote Bleistifte bedrucken lassen. Darauf stehen mein Slogan „Logistik ist überall. Text auch.“, Anne Lamotts „Shitty first draft.“ und Gedanken von Peter Elbow und Max Frisch, jeweils mit einem aufmunternden „Auf geht's!“. Ein Bleistift ist das einfachste Schreibwerkzeug überhaupt. Und jeder Gedanke darauf steht für einen Hebel, den auch Schreibende in der Logistik nutzen können. Zwei weitere Klassiker, Natalie Goldberg und William Zinsser, ergänzen das Bild.
Anne Lamott: Die schlechte Rohfassung ist erlaubt. In „Bird by Bird“ (1994) prägte die Autorin den Begriff „Shitty First Drafts“. Ein holpriger Entwurf um 9 Uhr ist mehr wert als ein perfekter, der nie fertig wird. Das entlastet bei ungeliebten Texten wie Ausschreibungen oder Audit-Dokumentation.
Peter Elbow: A writer is someone who writes. Viele Fachleute in der Logistik sagen von sich: „Ich kann nicht schreiben.“ Schreiben, so die verbreitete Annahme, gehört in die Marketingabteilung. Elbow hält dagegen: Schreibende sind schlicht Menschen, die schreiben. Und das tun Disponenten, Lagerleiterinnen und Projektmanager jeden Tag. Sein Weg dorthin ist das Freewriting aus „Writing Without Teachers“ (1973): erst alles runterschreiben, dann sortieren. Das spart gerade bei Projektberichten und Konzepten viel Zeit.
Max Frisch: Schreiben heißt, sich selber lesen. Wer schreibt, ist sein eigener erster Leser. Beim Aufschreiben zeigt sich, ob ein Gedanke trägt oder wo noch Lücken sind. Für Logistiker heißt das: Erst der geschriebene Plan verrät, ob er für andere wirklich verständlich ist.
Natalie Goldberg: Schreiben als Routine. Die US-Autorin verbindet Schreiben mit Zen-Praxis. In „Writing Down the Bones“ (1986) wird Schreiben zur täglichen Übung: Hand in Bewegung halten, nicht durchstreichen. Für den Betrieb heißt das: feste kurze Schreibzeiten statt Wochenbericht am Freitagnachmittag.
William Zinsser: Klarheit vor allem. Sein Klassiker „On Writing Well“ (1976) verlangt, alles zu streichen, was keine Arbeit leistet. In der Logistik ist das bares Geld wert: „Lkw kommt Do, 14 Uhr, Tor 3“ statt „zeitnahe Anlieferung geplant“.
Zusammen ergeben sie einen schlanken Schreibprozess: ungehemmt entwerfen, sich selbst als ersten Leser prüfen, konsequent klar überarbeiten und das Ganze zur Routine machen. Das Ergebnis sind weniger Schleifen und schneller ein brauchbarer Text. Das ist Lean Writing im Kleinen.
Was ich mitbringe
Der Unterschied zu klassischem Schreibtraining oder reiner KI-Textproduktion liegt in der Kombination: Coaching, Schreibwissenschaft und Logistikverständnis. Ich führe die COM.SENSE GmbH in Augsburg und bin seit über 20 Jahren in der PR tätig, mit Schwerpunkt Logistikbranche. Ich bin Diplom-Betriebswirtin (FH), PR-Fachwirtin (BAW) und Systemischer Coach (IFW), vom Fachverband Text und Konzept e.V. anerkannte Texterin und Mitglied im Bayerischen Journalistenverband (LogPR).
Die Branche kenne ich von innen. Ich habe mich im Themenkreis „Image der Logistik“ der Bundesvereinigung Logistik (BVL) engagiert, begleite das Logistik Cluster Schwaben seit dessen Anfängen und moderiere dort die PR-Werkstatt für Kommunikationsverantwortliche in der Logistik (LinkedIn). Ich weiß also, wie eine Disposition tickt, was ein Frachtauftrag leisten muss und warum ein Lieferavis keine Prosa verträgt.
Mein Fazit ist so knapp wie ein guter Text: Logistik ist überall. Text auch. Wer seine Supply Chain optimiert, sollte die Texte darin nicht vergessen.
Lean Writing für Ihr Unternehmen
Sie erkennen Texte aus Ihrem Haus in der Verschwendungstabelle wieder? Dann lassen Sie uns sprechen. Ich schaue mir Ihre Texte und Abläufe an und zeige, wo es sich staut und was sich schnell ändern lässt. Am Ende wissen Sie, wo Ihre Texte Zeit kosten und wie viel.
Telefon +49 179 5002302 oder Mail an blaas@comsense.de.
FAQ
Was ist Lean Writing? Lean Writing überträgt Prinzipien des Lean Managements auf Texte im Unternehmen. Ziel sind Texte, die beim ersten Lesen verstanden werden und ohne Rückfragen zum richtigen Handeln führen.
Ist das ein Schreibkurs für bessere Rechtschreibung? Nein. Rechtschreibung und Stil sind Nebensache. Es geht um Textfunktion, Kontext und darum, wie Texte im Prozess entstehen und wirken.
Für wen ist Lean Writing gedacht? Für Geschäftsführung und Führungskräfte in Spedition und Logistik, die Abstimmungsaufwand, Fehler und Durchlaufzeiten senken wollen. Und für alle, die dort täglich schreiben: Disposition, Kundenservice, Vertrieb, Lager, Qualitätsmanagement. Auch und gerade für alle, die glauben, Schreiben sei Sache der Marketingabteilung.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab? Feedbackbasiert, direkt am Arbeitsplatz mit echten Texten und in Workshops. Betrachtet werden drei Ebenen: die schreibende Person, das Textprodukt und der Schreibprozess.
Welche Rolle spielt KI? Ich trainiere Textproduktion mit und ohne KI. KI beschleunigt Entwürfe. Ob ein Text im Prozess funktioniert, bleibt eine Frage von Urteilskraft und Kontextwissen.
Woran merkt ein Unternehmen, dass es Lean Writing braucht? An wiederkehrenden Rückfragen, langen Freigabeschleifen, Fehlern durch Missverständnisse und Texten, die niemand liest. Jedes davon ist Verschwendung im Wertstrom.
Was haben die bedruckten Bleistifte damit zu tun? Sie tragen den Slogan „Logistik ist überall. Text auch.“, Anne Lamotts „Shitty first draft.“ sowie Gedanken von Max Frisch und Peter Elbow. Jeder Aufdruck steht für ein Prinzip schlanken Schreibens: Mut zur Rohfassung, Entwerfen ohne Zensur, sich selbst als ersten Leser ernst nehmen.
Was ist Lean Writing?
Lean Writing überträgt Prinzipien des Lean Managements auf Texte im Unternehmen. Ziel sind Texte, die beim ersten Lesen verstanden werden und ohne Rückfragen zum richtigen Handeln führen.
Ist das ein Schreibkurs für bessere Rechtschreibung?
Nein. Rechtschreibung und Stil sind Nebensache. Es geht um Textfunktion, Kontext und darum, wie Texte im Prozess entstehen und wirken.